客户投诉管理制度
为了提高服务水平和工作质量,与客户密切联系,提高客户满意度,特制定本制度。
第一、 处理客户投诉的规则
1、 及时回应,不能让客户长时等待答复;
2、 先安抚客户心情,接着询问事情的原因,再处理事情;
3、 了解清楚问题所在,不轻易许诺超越及办不到的事情;
4、 及时清晰反馈给客户事情处理进展及结果。
第二、 处理投诉的权责界定,设立由总经理负责的客户投诉对应机制.广州包车
1、一般投诉的处理
①针对客户的电话投诉,由相关部门助理、负责人认真做记录并马上协助处理,做好投诉记录表。
②处理投诉的时间:问题反映当天内给予解决处理完毕。不能马上解决或当值人员无法马上处理时,马上反映到上一级,请求协助,给客户一个满意的答复。
2、重大投诉的处理
①针对客户重大问题投诉,如涉及安全、欺骗、相关市场政策的质疑等问题,需要马上报告,由各部门主管或总经理拟定对应解决方案;
②对予旅行社、消费者协会、交通局或相关管理部门的投诉;必须马上通报总经理,由总经理及时拟定解决方案并尽快予以回应,及尽快合理解决给予答复。
③处理投诉的时间:视所反映问题的重大程度而定,一般超过三个工作日要有合理的处理意见,不超过五个工作日要给客户明确回复。
3、客户来电投诉时,直接转电到相关业务部门负责人处,由该部门负责人应对并处理。
4、投诉问题及处理结果备案:
①以上顾客提出的问题及处理结果,需由相关部门及时内部通报,以便总结问题并及时提供改善建议;每日例会对投诉处理结果进行讨论、总结,杜绝类似事情再次发生。
②各业务部门负责人在汇总投诉问题及处理结果后,需及时向部门副总和总经理汇报并备案,以便及时跟进客户获得反馈信息。
第三、 投诉处理的过程
1、先与责任者沟通,即客户投诉时第一与接洽的人员,要热情耐心地倾听、详细了解事件过程,做好信息的收集和记录,并及时上报相关责任人(部门主管或副总)予以处理;
2、处理事件的相关负责人,针对事件紧急程度,及时与相关部门沟通并快速应对;
3、将事件处理结果及时通报部门助理备案跟踪反馈信息。
第四、 处理投诉的方式
1、针对投诉属实的客户,由部门主管、部门副总亲自出面致歉并辅以精美礼品予以安抚,消除不良情绪,提升客户对公司的信任度。
2、针对不良的客户投诉,尽可能对其予以解释并争取得到客户理解;如客户不予接受,则记录备案以便定时作客户回访,以取得客户的信任。
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行政部示
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